Schrijf je weleens een zakelijke brief? Dat is nog niet zo gemakkelijk. Want welke toon sla je aan? Welke onderdelen mag je niet vergeten? Hoe bouw je je brief op? 

Taalniveau en meer

Als tekstschrijver heb ik veel ervaring met het schrijven van zakelijke brieven. Ik kan je dan ook alles vertellen over het taalniveau dat je moet kiezen. B1 of juist niet? Hoe lang je zinnen mogen zijn. Of je wel of geen kopjes in een brief gebruikt. En wat je in de inleiding zet, wat in de kern en wat in het slot van je brief. En zo door.

Nadenken en dan pas schrijven

Maar een van de belangrijkste tips voor het schrijven van een zakelijke brief kwam ik tegen op de website van Loo van Eck:

Denk na voordat je begint te schrijven

En waarover moet je dan allemaal nadenken als je een zakelijke brief gaat schrijven? Onder andere het volgende:

• de reden dat je de brief schrijft
• voor wie de brief echt belangrijk is. Dat is lang niet altijd de lezer
• wat je met je brief wilt bereiken
• wat je echt moet vertellen en wat je graag wilt vertellen maar misschien ook kunt weglaten
• wat de lezer al weet over het onderwerp waarover je van plan bent te schrijven

Klantgericht hoort bij zakelijk

Door over deze zaken na te denken, zorg je ervoor dat je brief veel meer aansluit bij de situatie van de lezer. Het is een manier om niet alleen allerlei informatie over te dragen, maar dat ook op een klantgerichte manier te doen. Pas als je dat hebt gedaan, kun je alle theorie over juiste taalniveaus, de maximale zinslengte, actieve taal in plaats van lijdende vorm en dergelijke op de juiste manier gebruiken.

Niet gelijk klimmen of rammen

Dus volg deze tip. Klim niet gelijk in je pen als je een brief wilt gaan schrijven. Begin ook niet gelijk op je toetsenbord te rammen. Leg eerst heel even je voeten op je bureau. Tuur in de verte. En neem de tijd je te bedenken wat je allemaal met je brief wilt bereiken. Wat verwacht je eigenlijk dat de lezer gaat doen na het lezen van je brief? Door daar even over na te denken, worden je zakelijke brieven niet alleen klantgerichter, maar ook veel effectiever.